Во многих компаниях сотрудники ежедневно читают входящие письма и вложения, ищут в них нужные сведения, переносят данные в корпоративные формы и вручную готовят ответы. По отдельности каждая такая операция кажется несложной. Но при постоянном потоке она превращается в часы однообразной работы, задержки и ошибки. При этом неверные или пропущенные данные могут привести к срыву сроков, претензиям или финансовым потерям.
Наше решение распознаёт содержание электронных писем и вложенных файлов, извлекает необходимые данные, самостоятельно классифицирует их, заполняет установленные шаблоны и отмечает спорные поля, которые требуют внимания человека. Цель — не исключить людей из процесса, а сократить ручную работу и снизить риск ошибок.
Решение подходит для подразделений, в которых сотрудник регулярно получает письма, документы или заполненные формы, а затем на их основании готовит другие документы. Примеры:
Когда сотрудники ежедневно обрабатывают входящие письма, заявки, уведомления и сканы и преобразовывают их в утверждённые формы и стандартизированные исходящие документы
Когда содержание исходящего документа и выбираемый сценарий или шаблон зависят не только от входящего документа, но и от типа обращения, справочников и внутренних регламентов
Когда неверная дата, адрес, категория, номер оборудования или наименование контрагента в документе или форме могут привести к задержке, перевыставлению, претензии или неустойкам
Письмо, вложение, PDF, скан, фотографию, рукописный фрагмент или заполненную форму
Например: ремонт, техническое обслуживание, претензия, заявка, запрос документов или другой установленный тип
Наименования, даты, номера, адреса, оборудование, описание ситуации и другие поля
Классифицирует значения по справочникам, заполняет постоянные поля, нормализует форматы и учитывает исключения
Сопоставляет данные, выявляет пропуски и отмечает поля, в которых возможна ошибка
Заполняет любой утверждённый шаблон и направляет его сотруднику на проверку. При этом человек может не тратить время на проверку всего документа — ИИ подсвечивает сомнительные моменты
Результат может возвращаться по электронной почте, сохраняться в папке или передаваться в учётную систему
Мультимодальная модель читает документы напрямую. Подходит для быстрого пилота, когда политика безопасности допускает внешний контур
OCR и языковые модели работают на оборудовании компании. Документы не покидают внутренний периметр
Архитектура решения позволяет менять провайдера и модель без перестройки всего решения: стадии обработки работают по единому контракту, а выбор контура задаётся конфигурацией
До проекта сервисная компания вручную готовила исходящие уведомления на основании писем от клиентов. Сотруднику нужно было определить один из трёх сценариев — ремонт, техническое обслуживание или транспортировка, — выбрать нужный шаблон, перенести в него данные об оборудовании и организации, определить категорию узла, проверить дату и заполнить обязательные поля.
После внедрения нашего решения все письма и вложенные файлы анализирует ИИ-ассистент. Он самостоятельно готовит и перепроверяет черновики исходящих уведомлений по установленным правилам и шаблонам, подсвечивая сомнительные поля, а сотрудник только принимает финальное решение. Результаты:
Лучше всего подходят повторяющиеся процессы, где входящее письмо, PDF или скан нужно преобразовать в документ установленной формы. Это могут быть уведомления, заявки, сервисные обращения, акты, претензии, служебные письма и другие регламентированные документы.
Да. Для локального контура используются OCR и модель компьютерного зрения. При этом качество зависит от исходного скана, поэтому рукописные и плохо читаемые значения обычно включаются в усиленный контроль.
Да. Распознавание, модели, обработка документов и почтовый сервис могут работать внутри инфраструктуры компании. Документы не покидают закрытый контур.
По умолчанию нет. Система готовит черновик и отмечает сомнительные поля, а оператор проверяет и утверждает результат. Степень автоматизации повышается только после измерения точности и согласования допустимого риска.
Мы создаём эталонный набор из исторических пар документов, измеряем точность каждого поля и отдельно считаем тихие ошибки — случаи, когда неверное значение не было помечено для проверки. Затем повторяем проверку на новых документах.
Во многих случаях его не нужно менять. Решение может заполнять таблицы и ячейки позиционно, даже если в документе нет специальных плейсхолдеров. Ограничения конкретного шаблона проверяются на пилоте.
В базовом сценарии сервис получает письмо через рабочий ящик и возвращает черновик во вложении в ту же ветку. Можно настроить общий ящик, список разрешённых отправителей, защиту от повторной обработки и другие правила маршрутизации.
Примеры входящих и правильных исходящих документов, актуальные шаблоны, эксперт, который подтвердит правила заполнения, и тестовый канал для интеграции. Для надёжной оценки желательно предоставить несколько десятков исторических пар.
Срок зависит от числа типов документов, сложности правил, качества исходных файлов, требований к безопасности и интеграциям. После просмотра примеров мы фиксируем объём пилота, метрики приёмки и план работ.